Privacybeleid
AVG-Privacybeleid
Laatst bijgewerkt: 14 maart 2025
BIOENEX EUROPE DISTRIBUTION SIA, een besloten vennootschap geregistreerd onder de wetten van de Republiek Letland, gevestigd op het adres Vienibas gatve 87B-7, LV-1004 Riga, Letland (hierna te noemen "BioEnEx," "wij," "ons," of "onze"), zet zich in voor de bescherming van de privacy en persoonlijke gegevens van onze klanten, websitebezoekers en gebruikers (hierna te noemen "u" of "uw"). In dit AVG-privacybeleid (hierna te noemen het "Beleid") wordt uitgelegd hoe wij uw persoonsgegevens verzamelen, gebruiken, opslaan, openbaar maken en beschermen wanneer u interactie heeft met onze website, www.bioenex.be (de "Website"), inclusief de landspecifieke domeinen (bijv, bioenex.fr, bioenex.de, bioenex.nl, bioenex.be), of gebruik maakt van onze diensten als online winkel die houtbrandstofproducten verkoopt zoals briketten, ovengedroogde houtblokken, ovengedroogd aanmaakhout en aanmaakblokjes (gezamenlijk de "Producten" genoemd).
Als databeheerder onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) (Verordening (EU) 2016/679) zijn wij verantwoordelijk voor de rechtmatige, transparante en veilige verwerking van uw persoonsgegevens. Dit beleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die wij verwerken in verband met uw gebruik van de website, uw aankopen, uw offerteaanvragen of andere interacties met BioEnEx.
Door de website te gebruiken of ons uw persoonsgegevens te verstrekken, erkent u dat u de in dit beleid beschreven praktijken heeft gelezen en begrepen, en dat u ermee instemt, met inachtneming van uw rechten volgens de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
1. Informatie over de gegevensbeheerder
Identiteit: BIOENEX EUROPE DISTRIBUTION SIA
Geregistreerd kantoor: Vienibas gatve 87B-7, LV-1004 Riga, Letland
BTW-nummer: LV40203634030
Contactgegevens:
• E-mail: info@bioenex.be
• Telefoon: +32 248 418 18
Neem voor vragen over gegevensbescherming contact met ons op via bovenstaande gegevens. Wij streven ernaar om binnen een maand op alle verzoeken te reageren, zoals vereist door de AVG.
2. Persoonlijke gegevens die we verzamelen
Wij verzamelen en verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens, afhankelijk van de manier waarop u met ons communiceert:
2.1 Gegevens die u rechtstreeks verstrekt
• Offerteaanvragen: Wanneer u een aanvraag indient via de pagina "Prijs", verzamelen we:
◦ Naam (verplicht);
◦ Bedrijfsnaam (optioneel);
◦ E-mailadres (verplicht);
◦ Telefoonnummer (verplicht);
◦ Product(en) van belang (verplicht);
◦ Voorkeuren voor levering (bijv. Vrij huis of af-fabriek);
◦ Stad/regio, postcode en land (voor geleverde bestellingen);
◦ Eventuele aanvullende opmerkingen of verzoeken.
• Plaatsing van Bestelling:Wanneer u Producten koopt, verzamelen wij:
◦ Naam;
◦ Factuur- en afleveradres;
◦ E-mailadres;
◦ Telefoonnummer;
◦ Betalingsgegevens (verwerkt via de beveiligde gateway van Shopify).
• Klantenondersteuning: Wanneer u contact met ons opneemt, kunnen we uw naam, contactgegevens en alle informatie die u in uw vraag verstrekt, verzamelen.
2.2 Automatisch verzamelde gegevens
• Gebruiksgegevens website: Wanneer u de Website bezoekt, verzamelen wij:
◦ IP-adres;
◦ Browser type en versie;
◦ Besturingssysteem;
◦ Datum en tijd van toegang;
◦ Bezochte pagina's en de tijd die erop is doorgebracht;
◦ Verwijzende website of URL.
• Cookies en traceertechnologieën: We gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën (bijv. pixels) om gegevens te verzamelen over uw interacties met de Website. Dit omvat:
◦ Voorkeuren (bijv. taalinstellingen);
◦ Apparaatinformatie;
◦ Gedragsgegevens (bijv. bekeken pagina's, aangeklikte koppelingen). Zie hoofdstuk 8 (Cookies en traceringstechnologieën) voor meer informatie.
2.3 Gegevens van derden
• Shopify: Aangezien onze Website wordt gehost op Shopify, worden bepaalde gegevens (bijv. bestelgegevens, betalingsinformatie) door Shopify namens ons verzameld en verwerkt.
• Plug-ins van derden: We gebruiken tools zoals Meta Pixels, Google Analytics 4 (GA4), Google Tag Manager, Google Ads Pixel, TikTok Pixel, Klaviyo Pixel en Microsoft Ads Pixel, die gegevens kunnen verzamelen over uw interacties met de Website voor analyse- en marketingdoeleinden.
2.4 Speciale gegevenscategorieën
Wij verzamelen niet opzettelijk gevoelige persoonsgegevens (zoals gegevens die ras of etnische afkomst, politieke opvattingen of gezondheidsinformatie onthullen) tenzij u deze vrijwillig verstrekt (bijvoorbeeld in een ondersteuningsaanvraag). Indien dergelijke gegevens worden verstrekt, verwerken wij deze alleen met uw uitdrukkelijke toestemming of zoals vereist door de wet.
3. Wettelijke grondslagen voor verwerking
Wij verwerken uw persoonsgegevens op grond van een of meer van de volgende rechtsgrondslagen onder de AVG:
3.1 Contractuele noodzaak (artikel 6, lid 1, onder b))
• Om uw offerteaanvragen te verwerken, uw bestellingen uit te voeren, leveringen te regelen en klantenondersteuning te bieden.
• Voorbeeld: Uw naam, adres en betalingsgegevens gebruiken om Producten te leveren.
3.2 Gerechtvaardigde belangen (artikel 6, lid 1, onder f))
• Om onze Website, Producten en diensten te verbeteren (bijv. via analytics);
• Om fraude te voorkomen en veiligheid te garanderen;
• Om u marketingberichten te sturen (waar toegestaan, met een opt-out mogelijkheid).
• Wij wegen onze belangen af tegen uw rechten en vrijheden om ervoor te zorgen dat onze verwerking eerlijk en rechtmatig is.
3.3 Toestemming (artikel 6, lid 1, onder a))
• Voor niet-essentiële cookies en traceringstechnologieën (bijv. advertentiepixels);
• Voor het verzenden van marketing-e-mails of nieuwsbrieven (indien wettelijk verplicht).
• U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken (zie Sectie 7).
3.4 Wettelijke verplichting (artikel 6, lid 1, onder c))
• Om te voldoen aan belasting-, boekhoud- of consumentenbeschermingswetten, zoals het bewaren van transactiegegevens
4. Doeleinden van verwerking
Wij verwerken uw persoonlijke gegevens voor de volgende doeleinden:
• Offerteaanvragen verwerken en beantwoorden;
• Om uw bestellingen uit te voeren en te leveren, waaronder het beheren van betalingen en verzendingen;
• Klantenservice bieden en vragen of klachten afhandelen;
• Om de functionaliteit van de website, de gebruikerservaring en het productaanbod te verbeteren;
• Om het gebruik van de website en het gedrag van klanten te analyseren, bijvoorbeeld via Google Analytics;
• Om marketingcommunicatie te versturen, bijvoorbeeld via Klaviyo, waarvoor u toestemming heeft gegeven of die is toegestaan volgens de toepasselijke wetgeving;
• Om fraude, beveiligingsinbreuken of illegale activiteiten op te sporen en te voorkomen;
• Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals het doen van belastingaangifte of het reageren op verzoeken van regelgevende instanties.
5. Delen en overdragen van gegevens
5.1 Externe serviceproviders
Wij delen uw persoonsgegevens met vertrouwde derden die namens ons gegevens verwerken (gegevensverwerkers), waaronder:
• Shopify: Host de Website en verwerkt bestel- en betaalgegevens.
• Vervoerders: Producten afleveren op uw adres (bijv. verzendbedrijven).
• Betalingsproviders: Verwerk betalingen veilig via Shopify's gateway.
• Analytics- en marketingtools: Meta, Google, TikTok, Klaviyo en Microsoft voor tracking- en advertentiedoeleinden. Deze verwerkers zijn contractueel verplicht om uw gegevens te beschermen in overeenstemming met de AVG.
5.2 Internationale overboekingen
Aangezien Shopify en sommige externe providers, zoals Google en Meta, buiten de EU gevestigd zijn, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten, kunnen uw gegevens internationaal worden doorgegeven. We zorgen ervoor dat dergelijke overdrachten voldoen aan de AVG:
• Toereikendheidsbesluiten: Wanneer de Europese Commissie de gegevensbeschermingswetten van het ontvangende land toereikend heeft geacht;
• Standaard Contractuele Clausules (SKC's): Wettelijk bindende overeenkomsten goedgekeurd door de EU om uw gegevens te beschermen;
• Extra waarborgen: Zoals encryptie of pseudonimisering waar van toepassing.
5.3 Wettelijke vermeldingen
Wij kunnen uw gegevens bekendmaken indien dit vereist wordt door de wet, een gerechtelijk bevel of een overheidsinstantie, of om onze rechten, eigendommen of veiligheid, of die van anderen, te beschermen.
6. Bewaren van gegevens
Wij bewaren uw persoonsgegevens alleen zolang als nodig is om de in dit beleid beschreven doeleinden te vervullen, tenzij de wet een langere periode vereist:
• Bestelgegevens: 7 jaar bewaard om te voldoen aan de Letse belasting- en boekhoudwetgeving.
• Offerteaanvragen: 1 jaar bewaard tenzij omgezet in een order.
• Gebruiksgegevens website: Tot 2 jaar bewaard voor analytische doeleinden.
• Marketinggegevens: Bewaard totdat u zich uitschrijft of uw toestemming intrekt.
• Gegevens over klantenondersteuning: 3 jaar bewaard voor mogelijke follow-ups. Na deze periodes worden uw gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.
7. Uw AVG-rechten
Onder AVGheeft u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens:
• Recht op toegang (Artikel 15): Een kopie aanvragen van de gegevens die wij over u bewaren.
• Recht op rectificatie (Artikel 16): Onnauwkeurige of onvolledige gegevens corrigeren.
• Recht op wissen (Artikel 17): Verzoek om verwijdering van uw gegevens (behoudens wettelijke uitzonderingen).
• Recht op beperking (Artikel 18): Beperken hoe we uw gegevens in bepaalde gevallen verwerken.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid (artikel 20): ontvang uw gegevens in een gestructureerd, machineleesbaar formaat.
• Recht op bezwaar (Artikel 21): Bezwaar maken tegen verwerking op basis van legitieme belangen (bijv. marketing).
• Recht om toestemming in te trekken: Toestemming op elk moment intrekken wanneer de verwerking op toestemming is gebaseerd.
• Recht om een klacht in te dienen (Artikel 77): Neem contact op met een toezichthoudende autoriteit (bijv. de Letse Inspectie Gegevensstaat (pasts@dvi.gov.lv) als u van mening bent dat uw rechten zijn geschonden.
Om deze rechten uit te oefenen, kunt u contact met ons opnemen via info@bioenex.be of +32 248 418 18 . Wij reageren binnen een maand, maar kunnen deze termijn met twee maanden verlengen voor complexe verzoeken.
8. Cookies en traceringstechnologieën
8.1 Wat we gebruiken
Wij gebruiken cookies, pixels en vergelijkbare technologieën om uw ervaring te verbeteren, het gebruik te analyseren en gerichte reclame aan te bieden. Deze omvatten:
• Essentiële cookies: Nodig voor websitefunctionaliteit (bijv. sessiebeheer).
• Analytics-cookies: Gebruikspatronen bijhouden (bijv. GA4, Google Tag Manager).
• Marketingcookies/pixels: Gepersonaliseerde advertenties inschakelen (bijv. Meta Pixels, TikTok Pixel, Google Ads, Microsoft Ads, Klaviyo).
8.2 Toestemming
Bij uw eerste bezoek vragen wij uw toestemming voor niet-essentiële cookies via een cookiebanner. U kunt uw voorkeuren op elk gewenst moment beheren via de cookie-instellingen van de website.
8.3 Hulpmiddelen van derden
Op gegevens die worden verzameld door tools van derden, is hun privacybeleid van toepassing:
• Meta: https://www.facebook.com/privacy
• Google: https://policies.google.com/privacy
• TikTok: https://www.tiktok.com/legal/privacy-policy
• Klaviyo: https://www.klaviyo.com/privacy
• Microsoft: https://privacy.microsoft.com
9. Beveiliging van gegevens
Wij nemen technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen, waaronder:
• Encryptie van gegevens in doorvoer (bijv. SSL/TLS);
• Toegangscontrole en verificatie voor personeel;
• Regelmatige beveiligingsaudits van onze systemen. Geen enkel online systeem is echter 100% veilig, en wij kunnen geen absolute bescherming tegen onbevoegde toegang of inbreuken garanderen.
10. Privacy van kinderen
De Website en onze diensten zijn niet gericht op personen jonger dan 16 jaar. We verzamelen niet bewust persoonlijke gegevens van kinderen. Zodra wij ons bewust worden van dergelijke gegevens, zullen wij deze onmiddellijk verwijderen.
11. Wijzigingen in dit beleid
Wij kunnen dit beleid bijwerken om wijzigingen in onze praktijken of wettelijke vereisten weer te geven. Updates worden op deze pagina geplaatst met een herziene datum "Laatst bijgewerkt". Belangrijke wijzigingen worden gemeld via e-mail of een kennisgeving op de website indien dit wettelijk verplicht is.
12. Contact opnemen
Voor vragen, zorgen of het uitoefenen van uw rechten kunt u contact opnemen met
BIOENEX EUROPE DISTRIBUTION SIA
Vienibas gatve 87B-7, LV-1004 Riga, Letland
BTW-nummer: LV40203634030
E-mail: info@bioenex.be
Telefoon: +32 248 418 18